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Une solution pour l'archivage numérique à Sherbrooke, recommande le vérificateur général

Claude Cournoyer présente son rapport (6 septembre 2016)

Claude Cournoyer présente son rapport

Photo : ICI Estrie

Radio-Canada

L'archivage de données et la protection des renseignements personnels sont au coeur du rapport du vérificateur général de la Ville de Sherbrooke déposé mardi.

La Ville de Sherbrooke admet depuis dix ans qu'elle s'expose à des pertes de documents. La majorité des documents sont papiers et leur archivage est confié à une firme externe.

Ce n'est pas le cas cependant des documents numériques, dont l'archivage n'est pas centralisé.

Le vérificateur général, Claude Cournoyer, recommande donc que dès 2017, une demande budgétaire soit faite pour acquérir une « solution de gestion électronique des documents », ce qui pourrait coûter des centaines de milliers de dollars.

Un tel système permettrait de garder un inventaire plus précis des documents de la Ville, mais également d'offrir un meilleur accès à l'information aux citoyens.

Pour l'heure, la Ville ne répond pas aux exigences de la loi sur l'accès à l'information, a rappelé M. Cournoyer.

Attention aux fuites 

Le vérificateur souligne également une faille majeure dans la protection des renseignements personnels.

« On a fait un sondage et il y a des employés que ça fait 11 et 20 ans qui sont à la Ville qui ont accès à des renseignements personnels et il n'y a eu aucune sensibilisation, aucune formation », dénonce M. Cournoyer. 

Il note d'ailleurs la volonté de Québec de donner plus de transparence en matière de gouvernance.

Dans ce contexte, d'autant plus, il faut s'assurer qu'on n'a pas de maillon faible.

Claude Cournoyer 

Aucune fuite de renseignements personnels n'est cependant survenu jusqu'à maintenant.

Enfin, le rapport du vérificateur général mentionne que 48 % des demandes d'accès à l'information concernent les cartes d'appels du Service de police de Sherbrooke.

Il suggère donc l'idée de mettre certaines données en ligne, à l'instar du Service de police de Montréal.

Retour sur les états financiers

Claude Cournoyer a émis depuis 2013 des réserves quant aux états financiers de la Ville et de la Société de transports de Sherbrooke relativement à la comptabilisation des paiements de transferts. Comme la Ville a révisé sa position et comptabilisé ces paiements dans ses états financiers pour les années 2014 et 2015, Claude Cournoyer a affirmé ne plus avoir de réserves sur ce dossier.

En 2015, le rapport de Claude Cournoyer calculait que la Ville de Sherbrooke a perdu entre 4 M$ et 7 M$ en subventions gouvernementales en 2014, faute de personnel. 

Estrie

Politique