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Le vérificateur général rapporte des lacunes à Bibliothèque et Archives Canada

L'édifice de Bibliothèque et Archives Canada, situé au centre-ville d'Ottawa

L'édifice de Bibliothèque et Archives Canada, situé au centre-ville d'Ottawa

Radio-Canada

Bibliothèque et Archives Canada, l'organisme fédéral responsable de la préservation des documents et ouvrages d'intérêt national, ne remplit pas entièrement son mandat, affirme le vérificateur général du Canada dans son rapport au Parlement, déposé mardi matin.

Un texte de Jean-Sébastien MarierTwitterCourriel

Michael Ferguson rappelle que les ministères et autres organismes fédéraux doivent remettre à Bibliothèque et Archives les documents dignes d'être archivés.

Or, Bibliothèque et Archives, à qui incombe la responsabilité de demander lesdits documents, a transmis certaines demandes incomplètes aux institutions fédérales.

Bibliothèque et Archives Canada est ''la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions''.

Rapport du vérificateur général du Canada

« Nous avons constaté que les autorisations de disposition émises par Bibliothèque et Archives Canada à l'intention des institutions fédérales ne visaient pas adéquatement tous les documents fédéraux », peut-on lire dans le rapport du vérificateur général.

Définition d'une autorisation de disposition

La Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada précise que la disposition ou la destruction des documents fédéraux est subordonnée à l'autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada, ou de la personne à qui il a délégué ce pouvoir par écrit. De plus, la Loi prévoit que les documents qui présentent une valeur archivistique soient transférés sous la garde ou la responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada. Ce transfert doit être effectué selon une autorisation de disposition qui précise, notamment, les obligations, les critères du transfert et les conséquences du non-respect des modalités de l'autorisation. (Source : Rapport du vérificateur général)

Un arriéré de 98 000 boîtes

Le rapport souligne également qu'en avril dernier, 98 000 boîtes de documents fédéraux attendaient toujours d'être intégrées à la collection de Bibliothèque et Archives, dont environ 24 000 boîtes de dossiers militaires.

Certains des dossiers « remontent aussi loin que 1890 », y ajoute-t-on.

Bibliothèque et Archives Canada a confirmé que l'arriéré d'archives avait augmenté au fil des ans et qu'elle n'avait aucun plan approuvé pour l'éliminer.

Rapport du vérificateur général du Canada

Le rapport révèle aussi que des documents relatifs aux pensionnats indiens sont mal répertoriés.

« À l'automne 2013, les chercheurs ont mené un projet pilote en vue d'identifier le plus grand nombre possible de dossiers médicaux d'élèves », peut-on y lire. « Dans le cas de 77 % des dossiers médicaux, il n'existait pas d'instruments de recherche ou ceux-ci étaient incomplets. »

Le vérificateur général affirme que cette situation occasionne notamment des problèmes pour la Commission de vérité et de réconciliation du Canada, qui a pour mandat de faire la lumière sur « l'injustice et des torts causés aux Autochtones ».

Méthodologie

Pour en arriver à ces conclusions, le vérificateur général a étudié les autorisations de disposition de cinq organismes fédéraux, soit Emploi et Développement social Canada, Parcs Canada, l'Office national du film, Ressources naturelles Canada et la Commission de vérité et de réconciliation du Canada. Des employés du Bureau vérificateur général ont également rencontré des représentants de ces institutions.

Une responsabilité partagée

Le vérificateur général met aussi en cause les institutions fédérales pour les lacunes observées. Dans son rapport, il affirme que celles-ci ont la responsabilité d'informer Bibliothèque et Archives de l'existence de documents dignes d'intérêt.

« Bibliothèque et Archives Canada doit, quant à elle, recenser et acquérir les documents à valeur archivistique, notamment les comptes rendus de décisions, les mémoires au Cabinet, les exposés et les documents d'information », écrit-il.

L'organisme doit également s'assurer de tenir à jour les autorisations de disposition et de « collaborer avec les institutions fédérales et de surveiller le caractère adéquat des autorisations en vigueur. »

Nous avons constaté que, de 2006 à 2011, Bibliothèque et Archives Canada avait consacré 15,4 millions de dollars à l'élaboration et à la mise en place d'un dépôt numérique fiable. Ce dépôt, qui était prêt en 2011, n'a jamais été utilisé.

Rapport du vérificateur général

De plus, le vérificateur général enjoint Bibliothèque et Archives Canada à se munir d'une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire, ce qui n'est toujours par le cas. L'organisme a accepté de se plier à cette demande d'ici mars 2015.

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