Les décisions à Ottawa sont-elles bien documentées pendant la pandémie?

Dans son rapport annuel (Nouvelle fenêtre), déposé mardi au Parlement, la commissaire Caroline Maynard rappelle que le télétravail implique d'utiliser différents outils, tels que la technologie des réunions en ligne et la messagerie instantanée.

Or, la commissaire craint qu'en utilisant ces technologies, les décisions ne soient pas correctement consignées, ce qui soulève des questions sur la manière dont l'information est gérée et stockée, et sur la façon dont elle pourrait être communiquée aux Canadiens.

Le défaut de ne pas adopter de bonnes pratiques en matière de gestion de l'information peut également avoir eu pour conséquence l'absence de création de certains documents d'intérêt public, déplore la commissaire Maynard. Par ailleurs, le fait de ne pas avoir trié ou classé correctement les documents peut avoir entraîné l'absence de documents pertinents.

Comme je l'ai déclaré dans les premiers jours de la pandémie, c'est seulement en faisant preuve d'une transparence totale, en suivant de bonnes pratiques de gestion de l'information et en respectant le droit d'accès que le gouvernement peut constituer un registre public ouvert et complet des décisions et mesures prises pendant cette période extraordinaire de notre histoire – une période qui servira de fondement aux décisions sur les politiques futures.

Une loi obsolète?

La commissaire est un ombudsman des demandeurs de documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la principale loi fédérale sur la transparence. La loi permet aux utilisateurs qui paient 5 $ de demander divers documents, allant des notes d'information aux ministres à leurs notes de frais, en passant par des études internes et des courriels.

Cependant, la loi, mise en place en 1983, a été largement critiquée comme obsolète et mal gérée, suscitant des plaintes du public concernant des retards prolongés et des pages entières caviardées dans des documents.

Mme Maynard constate que le fait qu'une bonne partie des fonctionnaires ont passé l'année à travailler à domicile, avec un accès limité aux documents papier, a freiné la collecte des documents demandés et, par extension, la capacité des équipes d'accès à l'information à traiter les demandes et à répondre aux plaintes.

Au cours de l'enquête sur ces plaintes, Mme Maynard a constaté des vulnérabilités du système d'accès au Canada, dont certaines sont une conséquence directe de la pandémie, mais d'autres sont de vieux problèmes, exacerbés par la situation sanitaire.

La commissaire Maynard cite notamment :

• le manque de réactivité dans les bureaux de première responsabilité;
• les déficiences dans l'infrastructure de traitement des demandes;
• les unités responsables de l'accès à l'information en manque de ressources et submergées de demandes, ce qui entraîne des retards.