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La technologie à la rescousse des grands rassemblements pendant la pandémie

Un portail virtuel.

Voici ce à quoi ressemble le portail virtuel de la Foire royale agricole d'hiver, qui répétera l'expérience virtuelle entre le 23 et le 25 mars.

Photo : Foire royale agricole d'hiver

Foires, journées portes ouvertes, conférences internationales, bien de grands événements au pays ont pris un virage virtuel depuis le début de la pandémie en raison des restrictions sanitaires. Les promoteurs de ces événements se tournent de plus en plus vers des plateformes virtuelles pour tenir leurs rencontres.

Au début de la pandémie, en mars 2020, les organisateurs de la Foire royale agricole d’hiver étaient très avancés dans les préparatifs de la 98e présentation de l’événement, qui se tient habituellement à Toronto en novembre.

Avec l’imposition de restrictions sanitaires et l’interdiction des grands rassemblements, il est vite devenu évident pour l’équipe qu’il fallait établir un nouveau plan. Selon le directeur général de la Foire, Charlie Johnstone, l’annulation de l’événement a même été considérée. 

Mais la pandémie a relancé le débat sur l’autosuffisance alimentaire d’un bout à l’autre du pays, ajoute M. Johnstone, et rester inactif pendant toute une année n’a plus été une option pour la Foire, qui a choisi de saisir cette occasion pour répondre aux préoccupations du public par sa programmation.

On dit toujours qu’il ne faut jamais gaspiller une bonne crise. Mais comment réplique-t-on les sons, les odeurs, l’aspect visuel de la Foire qui en font un événement spécial? C’est impossible de le faire virtuellement.

Une citation de :Charlie Johnstone, directeur général de la Foire agricole royale d’hiver
Un homme qui porte une chemise bleue.

Charlie Johnstone est directeur général de la Foire royale agricole d'hiver.

Photo : Radio-Canada

La Foire a opté pour une formule différente, axée principalement sur des causeries et des séminaires virtuels par le biais d’une plateforme qu’elle a achetée auprès d’une entreprise spécialisée dans la conception de foires virtuelles.

Des kiosques virtuels ont aussi été aménagés pour les exposants et vendeurs de produits des quatre coins du pays qui ont l’habitude de participer à la foire. L'événement s’est toutefois déroulé sans ses populaires compétitions équestres en novembre. 

Quatre mois plus tard, M. Johnstone affirme que le pari a été réussi, certaines conférences en ligne ayant attiré jusqu’à 2000 participants, dont beaucoup d’étrangers, soit 10 fois plus que le niveau de participation moyen à de telles conférences lors des foires en personne.

La technologie nous a permis de rester pertinents et de communiquer à notre public cible.

Une citation de :Charlie Johnstone, directeur général de la Foire royale agricole d’hiver

Étant donné que le service qu’elle a acheté le lui permet, la Foire répliquera d’ailleurs l’expérience virtuelle la semaine prochaine — du 23 au 25 mars — et encore une fois en juin, avec certains ajustements en ce qui a trait aux thématiques abordées, notamment dans les conférences.

M. Johnstone indique aussi qu’en raison de ce succès, une composante virtuelle pourrait même être maintenue à l’avenir, après l’assouplissement des restrictions sanitaires.

Deux femmes derrière une vache.

La Foire royale agricole d'hiver est la plus grande foire agricole intérieure au monde. (Archives)

Photo : CBC/Angelina King

L'Association canadienne des prospecteurs et entrepreneurs vient aussi d’achever son 89e congrès annuel, qui s’est déroulé de manière virtuelle. L’événement en présentiel attire généralement des milliers de participants issus de plus de 130 pays et qui travaillent principalement dans le secteur minier.

La directrice générale de l’Association, Lisa McDonald, explique que son équipe a évalué plus de 60 plateformes virtuelles avant de faire son choix. Celle qui a été retenue, révèle-t-elle, était dotée d’un algorithme qui permet aux gens de rencontrer d’autres participants qui sont à la conférence pour des raisons similaires, mais aussi qui essaie de recréer les rencontres accidentelles qu’on peut faire dans un couloir entre deux sessions.

C’est certainement un domaine de la technologie qui a explosé au cours de l’année dernière. Il faut prendre son temps pour évaluer toutes les options, identifier pourquoi les gens participent à ton événement, comprendre son public cible et faire son choix en fonction de tout cela, note-t-elle. 

Il n’y a certainement pas de pénurie de solutions technologiques.

Une citation de :Lisa McDonald, directrice générale de l’Association canadiennes des prospecteurs et entrepreneurs
Une série de kiosques dans une salle de congrès.

Le congrès international de l’Association canadienne des prospecteurs et entrepreneurs se tient généralement en mars à Toronto. (Archives)

Photo : Radio-Canada / Isaac Gauthier

La réalité virtuelle en demande

Dans l’ouest du pays, le Conseil jeunesse francophone de la Colombie-Britannique (CJFCB) a eu recours à une plateforme de réalité virtuelle pour l’organisation du Parlement jeunesse francophone de la Colombie-Britannique annuel, qui s’est tenu à la fin du mois de février. 

Des casques de réalité virtuelle ont été envoyés aux 49 participants de partout dans la province, afin qu’ils puissent s’immerger à l'intérieur de l’Assemblée législative de la Colombie-Britannique, où ils ne pouvaient se rendre physiquement à cause des restrictions sanitaires.

Une femme avec des mèches blondes.

Cloé Gautier est coordonnatrice événementielle au Conseil jeunesse francophone de la Colombie-Brintannique.

Photo : Capture d'écran

Selon la coordonnatrice événementielle du CJFCB, Cloé Gautier, l’objectif premier était de rendre cette expérience plus magique, comme lors des années précédentes, tout en permettant d’ailleurs à plusieurs des participants de faire l’expérience de la réalité virtuelle pour la toute première fois.

Mais le virage virtuel de l’événement a aussi eu des avantages logistiques.

La technologie nous a permis d’être plus novateurs. [...] Ça nous a aussi permis que des jeunes, des quatre coins de la Colombie-Britannique, de se joindre à nous pour ce parlement, parce qu’il faut comprendre qu’on est assez limités financièrement, donc c’est compliqué de faire venir des jeunes à Victoria.

Une citation de :Cloé Gautier, coordonnatrice événementielle du Conseil jeunesse francophone de la Colombie-Britannique

Dans le Nord de l’Ontario, le contexte de la pandémie a aussi permis à l’entreprise ORIGIN, spécialisée en technologies numériques, de se lancer dans un tout nouveau projet. En collaboration avec l’agence Indigenous Tourism Ontario, qui fait la promotion du tourisme autochtone, ORIGIN veut offrir des expériences culturelles autochtones en réalité virtuelle.

Le déploiement du projet est prévu pour cet été et est vu par Tourism Ontario comme un moyen de venir en aide aux entrepreneurs autochtones du secteur touristique qui ont subi les contrecoups de la pandémie.

Améliorer l’expérience utilisateur

Pour le directeur d’ORIGIN, Paul Giles, la pandémie a accru l’urgence de prévoir des alternatives aux moyens traditionnels d’organiser des événements.

Maintenant, tout est filtré selon la capacité à se transposer virtuellement tout en gardant intact le but que cette chose est censée accomplir. D’un point de vue philosophique, pour nous, c’est la plus grande question, souligne-t-il, ajoutant d’ailleurs que beaucoup de travail est accompli en amont par son entreprise pour éviter l’appropriation culturelle.

Un homme qui porte un casque de réalité virtuelle

L'entreprise ORIGIN veut offrir des expériences immersives dans des pratiques et coutumes autochtones grâce à la réalité virtuelle.

Photo : ORIGIN

Mais le projet de promotion du tourisme autochtone diffère de ceux sur lesquels travaille généralement ORIGIN, dont la mission d’origine était d’offrir, grâce à la réalité virtuelle, des programmes d’exploration de carrière à des élèves de partout en Ontario et en particulier dans les communautés autochtones.

[Avec ce projet], notre public cible a changé et on s’adresse à tout le monde. Notre design doit en tenir compte, ainsi que des questions d’accessibilité. On doit élaborer des solutions technologiques qui sont aussi accessibles que possible. Paul Giles, directeur de l’entreprise ORIGIN.

L’accessibilité des nombreuses plateformes virtuelles qui sont conçues, dont celles où se tiennent ces jours-ci plusieurs conférences, est justement un élément qu'il faut appuyer, selon Jean-Ambroise Vesac, professeur de design expérientiel et événementiel à l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue.

C’est très beau de faire des choses importantes, mais les gens chez eux n’ont pas nécessairement un super système de son ni nécessairement toute la technologie, donc je pense que l’accessibilité doit rester la clé, explique le professeur.

Il dit tout de même observer une maturité dans ce virage numérique effectué par plusieurs organisateurs de grands événements au cours de la dernière année. Un virage, explique-t-il, qui a certainement soulevé de nouvelles questions chez les concepteurs des nouvelles plateformes. Comment créer l’engagement auprès des publics, arriver à s’assurer que l’attention soit bien amenée, donne-t-il en exemples.

Faciliter des rencontres virtuelles plus simples

Pour avoir lui-même pris part à des colloques virtuels récemment, M. Vesac estime que les plateformes mises à la disposition des organisateurs de grands événements doivent aussi faciliter le réseautage entre les participants.

Habituellement, quand on va dans une foire, ça se fait un peu sur le coin. On rencontre quelqu’un, c’est sympathique, on prend un café ou quelque chose. Et ces éléments, comment les replace-t-on dans le virtuel? À mon avis, c’est là où il y a quelque chose d’intéressant, note-t-il. 

Dans certains cas, quand on va dans un colloque officiel, il y a des gens qui sont à la pointe qui sont là, et il y a des cercles qui se forment autour d’eux. Quand on est un outsider, pas tout à fait du milieu, parfois ça peut paraître un peu intriguant, un peu difficile d’avoir accès aux gens. Moi, j’ai un grand espoir que le fait d’accéder aux gens se fasse de manière plus directe, plus simple aussi, du monde numérique.

Ce n’est pas de reproduire ce qui se passe dans le réel, mais je pense qu’il faut essayer de rendre les choses plus ludiques et plus participatives pour tirer avantage de ce que l’on sait déjà de la capacité des jeux de vidéo à nous transporter, à être présent à distance dans une dimension de savoir et de partage. Et je crois que nos réalités régionales ont besoin de se réseauter.

Une citation de :Jean-Ambroise Vesac, professeur de design expérientiel et événementiel à l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue

Des améliorations qui devront être effectuées, selon le professeur dont les recherches portent en partie sur l’être-ensemble numérique, d’autant plus qu’il estime que ce virage numérique des grands rassemblements n’est pas près de disparaître.

On sait qu’on doit faire attention à l’écologie, on sait qu’on doit limiter nos choses. Ça fait partie d’une prise de conscience que, maintenant, c’est la direction où aller et je crois que les gens, ça les arrange sur beaucoup d’aspects : pas dépenser d’essence et pas d’hôtel, affirme-t-il.

Il pense aussi que ce virage mènera à de nouvelles occasions d’emploi dans le secteur de la médiation numérique, donc animer des salles virtuelles ou salles en ligne, ce qui pourrait aussi permettre de répliquer la dimension de hasard qu’on peut plus facilement retrouver dans des rencontres en présentiel en discutant avec des gens qu’on ne connaît pas.

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