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Documents médicaux au dépotoir : la commissaire à la vie privée déplore l'état de la sécurité

Elaine Keenan Bengts.

Elaine Keenan Bengts, la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée des Territoires du Nord-Ouest, souligne de sérieuses défaillances de sécurité après que des dossiers médicaux ont été, supposément, retrouvés par un particulier dans un dépotoir, à la fin de 2018.

Photo : Radio-Canada / Mario De Ciccio

Radio-Canada

Dans son rapport, Elaine Keenan Bengts met le doigt sur des protocoles sécuritaires défaillants concernant le bâtiment dans lesquels les dossiers étaient probablement entreposés et déclare douter de la version de l'homme qui dit les avoir trouvés dans un dépotoir de Fort Simpson.

C’est un rapport attendu depuis la mi-décembre 2018, lorsque la commissaire à l'information et à la protection de la vie privée des Territoires du Nord-Ouest a annoncé la tenue d’une enquête indépendante après la découverte de nombreux documents médicaux dans un dépotoir de Fort Simpson.

À l’époque des faits, Randal Sibbeston (désigné par les initiales A.B. dans le rapport), un musicien, avait contacté CBC en disant avoir trouvé des centaines de documents dans un dépotoir de Fort Simpson. Ceux-ci contenaient des informations sur la santé de nombreux résidents du territoire. La plupart des documents étaient datés de l'époque située entre novembre 1988 et janvier 2005.

Selon Mme Keenan Bengts, le contenu de ces dossiers était principalement lié à des services de conseil en toxicomanie, donnés par des ONG de la région Dehcho, notamment la réserve de Hay River. Ces programmes étaient financés par le gouvernement territorial ou fédéral et les propriétaires des dossiers étaient le Département de la Santé et des services sociaux, l’Administration de la santé et des services sociaux Dehcho et l’Administration des services de santé et des services sociaux des Territoires du Nord-Ouest (NTHSSA).

 Randal Sibbreston dans un dépotoir en hiver.

Randal Sibbeston dit avoir trouvé la boîte de dossiers médicaux dans la zone de récupération du dépotoir de Fort Simpson.

Photo : Radio-Canada / Hilary Bird

Selon le rapport, ces fichiers auraient pu être volés, alors qu’ils étaient probablement entreposés dans le sous-sol d'un bâtiment utilisé pour des services sociaux et de santé, nommé SISH, à Fort Simpson et géré par la NTHSSA. Le public avait accès à ce bâtiment, qui n’était pas verrouillé lorsque les enquêteurs s'y sont rendus.

Cette violation suggère qu'il est très possible que les fichiers n'aient pas été retrouvés dans la décharge, comme l'allègue A.B., mais qu’ils ont été pris du bâtiment de Fort Simpson durant, soit un grand nettoyage, soit une inondation du sous-sol, ou encore lors de la conversion d'une pièce de réunion en bureau, tous trois ayant eu lieu en 2018.

Des doutes sur la version initiale

Le rapport met aussi en lumière les doutes de la commissaire à la vie privée quant à la façon dont les faits se sont déroulés, d'après Randal Sibbeston. Selon Mme Keenan Bengts, il est possible que l'homme ait trouvé ces dossiers au dépotoir après que l'espace de stockage eut été nettoyé, comme il le prétend. Il est également possible que A.B. ait pris ces dossiers dans le bâtiment SISH lorsqu’ils ont été laissés sous le porche pendant le nettoyage, mentionne le rapport.

Mme Keenan Bengts note également que les dossiers que son bureau a récupérés semblaient différents de ceux montrés dans l'article de CBC. Selon elle, Randal Sibbeston a affirmé avoir donné seulement une partie de ce qu’il a trouvé, précisant qu’il restait des milliers et des milliers de dossiers encore au dépotoir. Déclaration qui n’a pas pu être corroborée par les enquêteurs qui se sont rendus sur place.

Des dossiers dans un sac à ordure.

Randal Sibbeston dit avoir trouvé les documents dans une boîte de carton, au dépotoir de Fort Simpson. Il les aurait ensuite mis dans un sac à ordures.

Photo : Hilary Bird/CBC

Il a fourni une déclaration écrite à la commissaire à la vie privée, confirmant qu’il avait rendu tous les fichiers en sa possession et qu'il n'en avait fait aucune copie.

Selon le rapport, M. Sibbeston a également contacté son député local après sa trouvaille. Il aurait alors répété ses dires au chef des exploitations de l’Administration de la santé et des services sociaux Dehcho. Celui-ci lui aurait alors dit qu’il était sûr que Randal Sibbeston n’avait pas pu accéder aux dossiers en raison des protocoles de sécurité en place. Il n'aurait alors pris aucune mesure pour enquêter sur l’incident, ce qui est pourtant requis par le règlement.

La sécurité du bâtiment était au mieux faible, au pire, inexistante au moment de la violation.

Extrait du rapport

De plus, le rapport estime que la réponse initiale de la NTHSSA face à cette violation de sécurité était une non-réponse. Après la découverte de la violation, rien ne montre que des efforts ont été faits pour mettre en place un protocole sécurisant les dossiers restants dans l'espace de stockage, confirme le rapport.

CBC a demandé des commentaires à M. Sibbeston ainsi qu’à la NTHSSA, mais ces demandes sont restées sans réponse.

Les recommandations

À la lumière des événements, la commissaire à la vie privée a conclu son rapport par 15 recommandations visant à éviter qu’un tel événement ne se reproduise. Elle estime que la NTHSSA doit examiner et inventorier tous les matériaux entreposés sous sa garde, en particulier à l'installation de Fort Simpson, notant qu'il y a eu beaucoup de défaillances de la part de l'autorité.

Elle recommande aussi que des mesures urgentes soient prises pour élaborer ou adopter activement des politiques à l'échelle du système concernant la conservation, le transfert, le stockage et la destruction des documents.

Elle note qu’il est aussi essentiel que les employés reçoivent une formation, même de base, sur la confidentialité.

Enfin, elle s'inquiète aussi que cet incident démontre que de nombreux documents confidentiels se trouvant dans des espaces peu sécurisés du territoire pourraient se retrouver entre les mains de personnes qui ne devraient pas y avoir accès.

Avec les informations de Katherine Barton

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