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Microsoft s’attaque au problème des avalanches de courriels « répondre à tous »

Une enveloppe de lettre surmontée du chiffre 842, comme illustration d'une boîte de courriels remplie de messages non lus.

Les chaînes de courriels « répondre à tous » peuvent rapidement générer des centaines de courriels dans les grandes organisations.

Photo : iStock

Dominic D. Matthews

« Pourquoi je reçois ce courriel? » ou « Merci de me retirer de cette liste ». Ces messages pourraient se faire de plus en plus rares pour le personnel d'entreprises abonnées à la suite Office 365 de Microsoft, qui a dévoilé une nouvelle fonction pour prévenir les interminables chaînes de courriels de type « répondre à tous ».

Fléau bien connu depuis la généralisation de la communication par courriel dans les bureaux, les tempêtes de courriels répondre à tous surviennent lorsqu’un ou une internaute qui maîtrise mal ses outils de messagerie envoie un message à l'ensemble de – ou à une part importante de – ses collègues.

Toutes les réponses subséquentes sont également adressées à tout le monde, et dans les grandes entreprises, cela peut signifier des centaines ou même des milliers de courriels envoyés et reçus en peu de temps; des communications venant souvent de personnes qui demandent pourquoi elles reçoivent ces messages et si elles peuvent être retirées de la liste d’envoi.

Lorsqu’une tempête de courriels "répondre à tous" survient dans votre organisation, cela peut perturber la continuité des opérations et même ralentir le reste de la communication par courriel de votre organisation pour un temps, est-il possible de lire dans un billet de blogue de Microsoft (Nouvelle fenêtre).

Pour prévenir ces situations malencontreuses, l’entreprise a mis au point un système qui s’active lorsqu’il détecte 10 courriels « répondre à tous » envoyés à plus de 5000 personnes au sein du réseau d’une organisation en moins de 60 minutes.

Toute personne qui tentera de répondre à une telle chaîne de courriels se verra bloquée, et un avertissement lui suggérera de ne pas répondre ou d’envoyer un message à une liste réduite de correspondants et correspondantes.

Un avertissement de ne pas répondre à tous affiché dans la suite de logiciels Office 365.

Une représentation de ce à quoi ressemble la nouvelle mesure dévoilée par Microsoft.

Photo : Microsoft

Ce blocage demeurera en place jusqu’à quatre heures après avoir été déclenché automatiquement. Avec le temps, en prenant en compte l’analyse des données d’utilisation et les commentaires de la clientèle, nous prévoyons perfectionner les mesures de protection contre les chaînes de courriels "répondre à tous", indique l’équipe de développement derrière la mesure.

Un des premiers exemples documentés de tempête de courriels est survenu au sein même de l’entreprise qui dévoile cette nouvelle mesure de protection. En 1997, Microsoft a connu l’épisode « Bedlam DL3 », du nom d’une liste de distribution de courriels de laquelle une personne a demandé d’être retirée.

Cette personne ne se doutait probablement pas que sa requête allait être envoyée à plusieurs milliers de collègues, dont plusieurs ont répété la même demande. D’autres, en grand nombre également, ont plutôt répondu à tous de ne pas répondre à tous. La chaîne de courriels a généré des millions d’envois de messages et a causé une panne informatique qui n'a pu être réparée complètement que deux jours plus tard.

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