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4 trucs pour rendre vos réunions virtuelles moins malaisantes

Un chercheur de Google donne ses conseils.

Un homme en parle en regardant son ordinateur portable. Il porte des écouteurs

Nos interactions en vidéoconférence ne sont pas toujours aussi naturelles que celles qu’on a en chair et en os.

Photo : getty images/istockphoto / fizkes

Radio-Canada

Pour plusieurs d’entre nous, les réunions qui se tenaient autrefois dans des salles de conférence se déroulent de manière virtuelle depuis quelques semaines, avec la généralisation du télétravail en raison de la pandémie. Mais nos interactions en vidéoconférence ne sont pas toujours aussi naturelles que celles qu’on a en chair et en os.

Chercheur en expérience utilisateur chez Google, Zachary Yorke a récemment signé un billet de blogue (Nouvelle fenêtre) dans lequel il explique pourquoi ces réunions virtuelles peuvent parfois vous sembler étranges, en plus d’offrir des pistes de solution pour ces problèmes communs.

1. Ralentissez le débit

C’est parfois très difficile pour les gens de prendre la parole en réunion, surtout en raison des délais de transmission, qui peut créer des situations cacophoniques.

Quand le son qui sort de la bouche de quelqu’un se rend à vos oreilles une demie-seconde plus tard [qu’en temps normal], vous vous en rendez compte. C’est parce que nous avons enraciné l’habitude d’éviter de parler en même temps que les autres, tout en minimisant les silences entre chaque tour de parole, explique Zachary Yorke.

Le chercheur conseille donc de pomper les freins la prochaine fois que vous prenez la parole en réunion pour éviter les interruptions imprévues et permettre aux autres de parler au besoin.

C’est un truc fort utile en plus petits groupes, dans lesquels Zachary Yorke conseille de garder son microphone allumé pour pouvoir donner de la rétroaction verbale subtile (des « hmm hmm », par exemple) à nos interlocuteurs et interlocutrices. Allumer son microphone en plus grands groupes lorsqu’on ne parle pas est toutefois déconseillé.

2. Passez le bâton de la parole

Toujours dans un souci de permettre aux autres de s’exprimer, il est important de les inviter à prendre la parole.

Identifiez les appels où la dynamique conversationnelle pourrait être meilleure. Encouragez des conversations plus équilibrées, aidez certaines personnes à se faire entendre et passez le bâton de parole, dit Zachary Yorke.

Selon une étude auquelle se réfère le chercheur dans son blogue, ce sont les équipes qui sont plus sensibles aux émotions, et non celles qui sont composées de personnes ayant les QI les plus élevés, qui performent le mieux.

3. Arrêtez de faire autre chose

En rencontre en vraie vie, les gens communiquent souvent de manière non verbale. On pense par exemple à une personne qui se penche vers l’avant parce qu’elle veut prendre la parole ou à quelqu’un qui regarde le locuteur ou la locutrice avec un air légèrement confus.

C’est quelque chose qui ne se traduit pas toujours dans le monde virtuel, mais il reste que le contact visuel avec la personne qui parle est primordial pour qu’elle se sente à l’aise. On se sent plus à l’aise quand les yeux des gens à qui nous parlons sont visibles parce qu’on peut décoder leurs émotions et leurs attitudes, explique Zachary Yorke.

Arrêtez donc d’être distrait par vos autres onglets et regardez la personne qui parle.

4. Réservez du temps pour parler d’autre chose que du travail

Au bureau, les rencontres débutent souvent avec des discussions informelles ou impromptues. On partage des petits détails personnels, ce qui crée des liens et de l’empathie, explique Zachary Yorke.

Hélas, ce n’est pas le cas pour tout le monde dans les réunions virtuelles! Il est donc une bonne idée de prévoir quelques minutes en début de rencontre pour jaser de tout et de rien. Avoir des pauses-café ou des dîners virtuels pourrait également s’avérer bénéfique pour l’équipe.

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