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Système Phénix : le gouvernement cherche encore à améliorer la formation de ses employés

Le mot phénix est étalé sur plusieurs couvertures de livrets
Le gouvernement fédéral demande l'aide du secteur privé pour régler les problèmes du système de paye Phénix. Photo: Radio-Canada
Jean-Sébastien Marier

Près de trois ans après le lancement de Phénix, le gouvernement fédéral tente encore de corriger des problèmes liés à la formation des utilisateurs du système de paye. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a récemment demandé l'aide du secteur privé pour trouver des solutions, ce qui surprend des syndicats de fonctionnaires.

Dans une demande de renseignements publiée sur le site d’appels d’offres Achatsetventes.gc.ca (Nouvelle fenêtre) le 31 octobre dernier, SPAC — le ministère en charge de Phénix — a invité les entreprises à lui suggérer des « approches novatrices » et « éprouvées ».

Un des défis identifiés dans l’environnement actuel est le manque de matériel de formation relatif aux [ressources humaines] et aux systèmes de paye, et le manque d’efficacité du matériel de formation existant, peut-on lire dans le document.

Interrogée à ce sujet, une porte-parole de SPAC, Michèle LaRose, a répondu par courriel que son ministère est constamment à la recherche de façons d’améliorer la formation et d’offrir de l’information et des outils à jour aux utilisateurs de Phénix.

Ottawa a déjà modifié la formation offerte aux conseillers en rémunération pour inclure un volet pratique, a ajouté Mme LaRose. Un groupe de travail a aussi été mis sur pied pour évaluer les méthodes de formation de tous les utilisateurs du système de paye.

Selon Mme LaRose, SPAC pourrait lancer un processus de demandes de propositions en bonne et due forme pour développer de nouvelles méthodes de formation, après avoir étudié les réponses à sa demande de renseignements. Les entreprises intéressées avaient jusqu’au 29 novembre pour soumettre leurs idées.

Une formation destinée aux fonctionnaires qui utilisent Phénix pour y entrer leurs demandes de congés et leurs feuilles de temps, de même qu’aux conseillers en rémunération, aux conseillers en ressources humaines et aux agents financiers, est offerte depuis décembre 2015, soit peu de temps avant le lancement du système de paye en février 2016.

Une formation en ligne est devenue obligatoire pour tous les employés et les gestionnaires en décembre 2017. De plus, les conseillers en rémunération suivent leur propre programme de formation. L’ensemble des utilisateurs de Phénix ont également accès à des ressources en ligne, telles que des webémissions, des fiches de renseignements, des listes de vérification et des procédures, a ajouté Mme LaRose.

« Trop peu, trop tard », selon un syndicat

Comment se fait-il qu’on n’ait pas fait cette demande à l’aide là il y a plus de deux ans? s’interroge la vice-présidente exécutive nationale de l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC), Magali Picard.

Elle affirme que le gouvernement aurait dû s’attaquer à la question de la formation dès le départ et que « c’est trop peu, trop tard ». Mme Picard dit que les fonctionnaires ont réussi à trouver leurs propres solutions, entre autres en consultant des collègues.

Les travailleurs n’avaient pas été formés. Alors, on entrait nos demandes de congés, nos demandes de temps supplémentaire, nos demandes de vacances de la même façon qu’on le faisait avec l’ancien système, mais les informations donnaient des codes d’erreurs, raconte-t-elle.

Magali Picard en entrevue sur le plateau de Radio-Canada.Magali Picard est la vice-présidente exécutive nationale de l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC). Photo : Radio-Canada

Nos gens ne sont pas restés comme ça les bras croisés à espérer que le système fonctionne un jour. [Ils] ont appris : "Qu’est-ce qui ne fonctionne pas? Comment dois-je entrer mes informations pour faire en sorte que ça se reflète de la bonne façon sur ma paye?" ajoute-t-elle.

Pensez-vous vraiment que les gens qui ont eu [...] à travailler avec Phénix [...] sont encore les bras croisés à espérer que quelqu’un vienne les former? Les gens ont dû apprendre sur le terrain.

Magali Picard, vice-présidente exécutive nationale de l’AFPC

Le vice-président de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) croit lui aussi que le principal enjeu n'est pas tant la formation des employés que ce qui se passe derrière le rideau.

Le système Phénix a quand même une certaine complexité à l’usage. Plus de formation peut être intéressante, mais le problème n’est pas tant à l’usage. Les erreurs sont dans le système, en arrière. Il fait des erreurs de calcul continues, des erreurs qui s’accumulent, affirme Stéphane Aubry.

Stéphane Aubry en entrevue dans la salle de rédaction de Radio-Canada. Des journalistes travaillent à des ordinateurs derrière lui.Stéphane Aubry est vice-président de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC). Photo : Radio-Canada

En date du 28 novembre dernier, Ottawa recensait encore 289 000 « mouvements à incidence financière excédant la charge de travail normale » (Nouvelle fenêtre) au Centre des services de paye de la fonction publique. C’est 14 000 de moins qu’au 31 octobre, mais encore beaucoup trop aux yeux des syndicats.

Le gouvernement fédéral qualifie de « mouvements à incidence financière excédant la charge de travail normale » les cas en arriéré liés à la rémunération des fonctionnaires. Fait à noter, un même employé de l’État peut être aux prises avec plus d’un « mouvement » problématique. Ottawa estime « que plus de la moitié des fonctionnaires sont aux prises avec un problème de paye quelconque, qu’ils soient ou non clients du Centre des services de paye ».

Mme Picard est d’avis que la véritable solution aux problèmes du système de paye est d’embaucher plus d’experts en rémunération formés pour répondre aux besoins spécifiques des employés de chacun des ministères et organismes fédéraux, plutôt que des conseillers en rémunération généralistes, qui répondent aux demandes de tous.

Selon elle, cela permettra de régler plus rapidement les dossiers en arriéré et de prévenir les erreurs dans le futur. Des équipes mixtes de ce genre, mises sur pied au Centre national des services de paye à Miramichi, au Nouveau-Brunswick, ont d’ailleurs permis de régler certains problèmes, souligne-t-elle.

Avec les informations de Florence Ngué-No

Ottawa-Gatineau

Politique fédérale